במשימות שחוזרות על עצמן, למשל לענות ללקוח פוטנציאלי שמשאיר פרטים או לשלוח קבלות ללקוחות משלמים - זה הזמן להכניס אוטומציה. אפשר היום, די בקלות, לייצר בוט שיעשה חלק מהמשימות בשבילכם. אפשר לייצר תהליכים אוטומטיים מלאים לעסק באמצעות תוכנת Zappier וגם יש פיטשרים מובנים של אוטומציה בתוך אפליקציות , כמו לשלוח חשבונית חודשית אוטומטית בחשבונית ירוקה, לשלוח אימיילים אוטומטים מ- WIX ועוד.

אם אתם יכולים לבצע משימה בעצמכם אבל יהיה הרבה יותר מהיר להעביר לביצוע למישהו אחר - עשו זאת. דוגמה נפוצה היא תיאום פגישה / שיחה בזמן שנוח ליומן שלי וליומן של מישהו נוסף. אני יכול לעשות זאת בעצמי, זה פשוט לוקח זמן. במקום זאת - כדאי להשתמש באפליקציות כמו Calendly, youcanbookme המאפשרות לאחרים לקבוע איתכם פגישה בזמן הפנוי שלכם ביומן. אתם יכולים להגדיר אילו חלונות זמן יהיו פנויים לצורך הענין, וכל מה שצריך לעשות זה לשלוח לינק לצד השני.

יצירת משימה מהירה מתוך תיבת האימייל. באימייל שלכם מסתתרות המון משימות. הוסיפו תוסף (addon) לתוכנת האימייל שלכם המאפשר לייצר משימה חדשה בלי לעזוב את האימייל. לא לשכוח לארכב את האימייל אחרי שיצרתם משימה מתאימה.

משימות לביצוע ב- 2 דקות - לבצע מייד. זה יגרום לכם תחושת התקדמות ויספק את העונג הגדול ביותר של מחיקת משימות מהרשימה:-). דופמין מובטח!

משימות שבוצעו ועדיין מופיעות ברשימה מבזבזות לנו זמן יקר, כי צריך לקרוא אותן ולקבל החלטה לגביהן שוב ושוב.
זה קורה בד״כ משתי סיבות:

• קיים שם מידע שתצטרכו בעתיד. במקרה זה תמצאו מקום לשמור את המידע ותסגרו את המשימה.

• המשימה הושלמה באופן חלקי. זה רמז לפרק משימות מורכבות לתתי משימות שניתן להשלים ביום אחד.