woman-at-the-beach-juggling-3906022.jpg

השיטה לשיפור פרודקטיביות

בעשרות אחוזים

למי כדאי להמשיך לקרוא?

  • למי שיש הרבה (מדי) משימות בחיים האישיים ו/או המקצועיים

  • למי שמרגיש/ה שתמיד חסר זמן בשביל להספיק את כל המשימות

  • למי שמכיר/ה מקרוב את תופעת הדחיינות

  • למי שבוחר להיות המאסטר של הזמן שלו ולשפר משמעותית את הפרודוקטיביות

שאל/י את עצמך

  • אילו משימות אני דוחה או לא מספיק/ה פעם אחר פעם? מה משותף להן? מה אני מרגיש/ה לגבי זה? איזה מחיר אני משלם/ת כאשר אני לא מספיק או דוחה או מאחר?

  • מה אני חווה כאשר יש לי המון משימות על השולחן? (לחץ, תסכול, הנעה, חשיבות ועוד)

  • כיצד אוכל לנהל את הזמן והמשימות שלי טוב יותר?

 
 

מסלט טורקי לסלט יווני

  • יש לכם סלט בראש? להעביר הכל, אבל הכל, למערכת לניהול משימות.

  • אם לא תשפכו את כל מה שיש לכם בראש לתוך רשימה או אפליקציה אז המוח שלכם יהיה עסוק ב ״יש לי המון על הראש״ או ״אני לא מספיק שום דבר״, במקום להיות עסוק בביצוע המשימות עצמן. 

  • כאשר כל המשימות נמצאות במקום אחד - אפשר טיפה להירגע. יש סיכוי קטן יותר שמשימות ייפלו בין הכסאות.

  • אז איך לבחור אפליקציה יעילה לניהול משימות?

 

אפליקציה לניהול משימות

  • חשוב לבחור אפליקציה שפועלת גם ב- web וגם במובייל, בסינכרון חלק ומדויק. אני לא יודע אם אהיה ליד מחשב כאשר אזכר במשימה חדשה. אני רוצה להיות מסוגל להכניס את המשימה במובייל ולפגוש אותה אחר כך במשרד. וההיפך.

  • חשוב שתהיה אופציה של due date למשימה. זה חשוב משתי סיבות: האחת - אני רוצה שהאפליקציה תזכיר לי מתי הגיעה הזמן לביצוע המשימה במקום שאצטרך לבדוק או לזכור. השניה - רשימת משימות חייבת להיות ריאלית לביצוע. אם יש לי 50 משימות המתוזמנות לאותו יום (לא ריאלי לביצוע), רוב הסיכויים שהרשימה לא תעזור לי, להיפך. 

  • יש אפליקציות שבהן אפשר לראות את המשימות פרוסות על לוח השנה, בנוסף לתצוגה של רשימת משימות. זה נוח מאוד לתכנון יומי/שבועי (בהמשך).

  • יכולת חיפוש משימות פשוטה ויעילה. אתם תודו לי ככל שהרשימה תתארך.

 

להגדיר משימה נכון

  • הגדירו את המשימה באופן הברור ביותר, כך שאם תתעוררו באמצע הלילה ותקראו את המשימה - יהיה לכם ברור מה צריך לעשות. בזמן הגדרת המשימה יש לנו את המידע הדרוש לביצועה, אך כשנבוא לבצע אותה, אנחנו פחות פנויים לחיפוש מידע 

    • דוגמה איך ׳לא׳: ״שלומי האינסטלטור״

    • דוגמה איך ׳כן׳: ״להתקשר לשלומי האינסטלטור 052-7778888 ולתאם איתו שיגיע ביום שישי הקרוב ב- 08:00. אם מספר הטלפון של שלומי יהיו חלק מהמשימה - זה יגביר את הסיכוי לביצוע המשימה.

  • התחילו תיאור משימה בשם הפעולה: להתקשר, לבטל, להירשם...

  • הגדירו משימה כך שיש לכם שליטה מקסימלית על הביצוע שלה, מינימום תלות באחרים.

  • שימו לב למשימות שיש בהן תלות במשימות אחרות, ולא יכולות להתחיל להתבצע עד שהמשימות האחרות בוצעו כבר. אין סיבה לראות ברשימה משימות שלא ניתן לבצע! וככל שרשימת המשימות ארוכה יותר - אנחנו פחות רוצים לראות אותה.

 

עוד טיפים שחוסכים עוד זמן

  • במשימות שחוזרות על עצמן, למשל לענות ללקוח פוטנציאלי שמשאיר פרטים או לשלוח קבלות ללקוחות משלמים - זה הזמן להכניס אוטומציה. אפשר היום, די בקלות, לייצר בוט שיעשה חלק מהמשימות בשבילכם. אפשר לייצר תהליכים אוטומטיים מלאים לעסק באמצעות תוכנת Zappier וגם יש פיטשרים מובנים של אוטומציה בתוך אפליקציות , כמו לשלוח חשבונית חודשית אוטומטית בחשבונית ירוקה, לשלוח אימיילים אוטומטים מ- WIX ועוד.

  • אם אתם יכולים לבצע משימה בעצמכם אבל יהיה הרבה יותר מהיר להעביר לביצוע למישהו אחר - עשו זאת. דוגמה נפוצה היא תיאום פגישה / שיחה בזמן שנוח ליומן שלי וליומן של מישהו נוסף. אני יכול לעשות זאת בעצמי, זה פשוט לוקח זמן. במקום זאת - כדאי להשתמש באפליקציות כמו Calendly, youcanbookme המאפשרות לאחרים לקבוע איתכם פגישה בזמן הפנוי שלכם ביומן. אתם יכולים להגדיר אילו חלונות זמן יהיו פנויים לצורך הענין, וכל מה שצריך לעשות זה לשלוח לינק לצד השני.

  • יצירת משימה מהירה מתוך תיבת האימייל. באימייל שלכם מסתתרות המון משימות. הוסיפו תוסף (addon) לתוכנת האימייל שלכם המאפשר לייצר משימה חדשה בלי לעזוב את האימייל. לא לשכוח לארכב את האימייל אחרי שיצרתם משימה מתאימה.

  • משימות לביצוע ב- 2 דקות - לבצע מייד. זה יגרום לכם תחושת התקדמות ויספק את העונג הגדול ביותר של מחיקת משימות מהרשימה:-). דופמין מובטח!

  • משימות שבוצעו ועדיין מופיעות ברשימה מבזבזות לנו זמן יקר, כי צריך לקרוא אותן ולקבל החלטה לגביהן שוב ושוב.
    זה קורה בד״כ משתי סיבות:

    • קיים שם מידע שתצטרכו בעתיד. במקרה זה תמצאו מקום לשמור את המידע ותסגרו את המשימה.

    • המשימה הושלמה באופן חלקי. זה רמז לפרק משימות מורכבות לתתי משימות שניתן להשלים ביום אחד.

 

הכל כמעט מוכן

  • באפליקציית ניהול המשימות שלכם, הגדירו 3 רשימות (או ספריות או תגיות, מה שהכי נוח לכם)

    • היום = משימות שאני רוצה לסיים היום. אם יש משימה עבורה נדרש שבוע לביצוע מלא, אז פרקו אותה לתתי משימות והכניסו רק את המשימות שניתן לסיים היום.

    • מחר = משימות שאני מתכוון לסיים מחר. כנ״ל.

    • עתיד = משימות שאגיע אליהן מחרתיים והלאה. שם אני נוהג לזרוק את כל הרעיונות שקופצים לי לראש ואני לא רוצה לשכוח 

  • אפשר להוסיף גם קטגוריות. יש משימות שאפשר לעשות תוך כדי נהיגה (למשל שיחות טלפון), יש משימות שאפשר לעשות רק בבית (להרכיב את הארון מאיקאה שקניתי לפני חודשיים), ויש משימות שאנחנו רוצים לעשות רק בסופ״ש. אני משתמש עם קטגוריות: ״פרטי״ ו״עבודה״, זה עוזר לי למקד בכל רגע את האנרגיה במקום הרצוי לי

 
Screen Shot 2020-07-24 at 8.30.02 PM.png

תכנון זמן יומי / שבועי

  • זה החלק החשוב ביותר, למעט השלמת המשימות עצמן :-)

  • התכלית של רשימת המשימות היא בסיס לתכנון זמן. אפשר לתכנן את הזמן ברמה היומית בכל בוקר/ערב וברמה השבועית בכל סופ״ש. 

  • בתכנון השבועי, אפשר למלא את העמודות של ״היום״ ו- ״מחר״ ואת שאר המשימות להשאיר ב״עתיד״ אבל עם due date או פרמטר אחר כמו רמת דחיפות. כך תוכלו לזהות בקלות את המשימות שיש לגרור מהעתיד לביצוע היום/מחר 

  • כל מה שנשאר לעשות זה לגרור משימות שניתנות לביצוע היום/מחר אל העמודות המתאימות. 

  • ממליץ בחום לסגור חלונות זמן ביומן לביצוע משימות. זה יגביר את הסיכוי לביצוע המשימה וימנע הפרעות חיצוניות כמו פגישות, שיחות טלפון וכו.

 

ב ה צ ל ח ה

  • YouTube
  • Facebook
  • LinkedIn
© All rights reserved to Ori Bar On  |  Power Station Life coaching 2017